一、凡持有合法证明的单位或合法身份证明的个人，在表明档案利用目的和范围并履行相关登记手续后，均可利用已开放的档案。

二、港澳台同胞、海外华侨、外国人或外国组织利用已开放的档案，须经学校外事部门介绍和档案馆馆长许可。

三、利用保密档案须提出书面申请，经审核批准后，方可利用。涉密档案一般只限在保密档案室阅览，如确需复制，须在书面申请书中写明，如需借出，须填写《北部湾大学涉密载体借阅审批表》。借出的涉密档案须当日归还。

四、利用涉密的科研成果及专利档案，须经课题组组长、科技处分管保密工作负责人及保密办公室批准。

五、校内人员因工作利用档案，须填写《北部湾大学档案利用登记表》，如涉密档案，并经文件归档部门分管保密工作负责人和档案馆馆长批准。

六、档案一般仅限在阅档室利用。校内有关部门确因工作原因需要借出档案时，须填写《北部湾大学档案借阅登记表》，办理外借登记手续，借期一般不得超过 5 个工作日.

七、档案利用者要爱护档案，自觉遵守保密制度，并对档案的保密、安全和完整负责，严禁在档案中作记号、涂改、折叠、损坏或拆卷等。凡丢失、损坏档案者，将依法追究责任，并报有关部门查处。

八、校外单位、个人和本校职工非职务工作需要复印或出具档案证明，档案馆可按相关文件规定收取一定费用。

九、利用者不得擅自公布档案内容，违者将依法追究责任。