一、档案馆工作人员要按《北部湾大学档案管理办法》要求，督促各部门和课题（项目）组按要求及时移交档案，并认真做好档案的接收工作。

二、各部门兼职档案管理员应将各自职能活动中形成的有保存价值的文件材料收集、整理、分类组卷，经检查合格后按时向档案馆移交。

三、为保证移交进馆档案的质量，档案馆有关人员应对各部门专(兼)职档案人员进行业务指导，并在档案移交时，对归档文件材料进行质量检查，对于不合格的归档材料提出改正要求，由兼职档案管理员改正后再办理移交手续。

四、接收入馆档案应符合下列要求:

应归档的文件材料齐全完整，应归档的电子档案应进行真实性、完整性和有效性的检验。文件按其内容的联系，合理整理、立卷；归档的文件材料，保持文件之间的历史联系区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。

五、党政类和能按自然年度归档的各门类档案在次年六月底以前归档;教学类和能按教学年度归档的各门类档案在当年寒假前归档;科研项目和基建项目在完成验收后两个月内归档。人物类档案，由本人整理后可随时归档。

六、移交档案时，交接双方必须当面认真清点，做到移交清单中的档案数量与实际数量一致。立卷人需同时提交“移交目录”一式二份，经档案馆人员验收后，双方签字，各执一份。